Во многих компаниях при трудоустройстве нового работника ему полагается выдача спецодежды, а также обуви. Средства индивидуальной защиты (СИЗ) используются для обеспечения безопасности сотрудника при выполнении своих обязанностей, защиты от пагубного воздействия внешних факторов, придания аккуратного вида, а также дополнительной рекламы компании.
Спецодежда, выданная работнику, в некоторых случаях должна быть списана. Вместо нее требуется предоставить новую форму сотруднику.
Нормы списания
Списание спецодежды проводится по определенному порядку. В первую очередь она должна подвергнуться инвентаризации — это необходимо для определения количества комплектов по факту и по указанным в документации данным, нормативных и фактических сроков эксплуатации, оценки качества СИЗ, возможности ее дальнейшей эксплуатации, а также последующего использования оставшихся отходов.
Нормы списания СИЗ определяются на каждом предприятии отдельно. Они должны назначаться с учетом указанных в приказе Минздравсоцразвития № 290н данных. Этот документ регулирует в том числе и выдачу спецодежду работникам организации.
Согласно законодательству, нормы бывают отраслевыми, типовыми или собственными, которые принимаются в компании руководителем самостоятельно. При этом требуется обосновать все повышенные нормы списания путем проведения оценки, а также указать это в нормативном акте самого предприятия. Необходимо это во избежание возможных разногласий с органами, осуществляющими контроль.
По каким причинам спецодежда может быть списана
Все СИЗ, которые были выданы в компании работникам, являются собственностью этой организации. Их обязанностью считается контроль за состоянием и сохранностью униформы. Существуют определенные сроки, спустя которые все разновидности спецодежды должны быть списаны. В большинстве случаев это происходит по нормам, которые установлены на предприятии.
Как правило, сначала проводится инвентаризация спецодежды, оценивается ее состояние. На основании этого экспертная комиссия принимает решение. Кроме списания СИЗ, которые по сроку давности пришли в негодное состояние, возможны случаи их кражи, утери, порчи. В таких случаях также необходимо заседание экспертной комиссии, в ходе которого должен быть составлен акт на списание.
Сотрудник, виновный в сложившейся ситуации, должен будет понести наказание, выплатив стоимость спецодежды. При увольнении работника его СИЗ могут передаваться другим сотрудникам при их надлежащем состоянии после тщательной стирки и обработки.
Оформление документации
Спецодежда на каждом предприятии может считаться одним из основных средств — если ее стоимость достаточно высока, — или относиться к материалам, то есть к малоценным предметам, которые быстро изнашиваются. Вне зависимости от категории списание СИЗ требуется оформлять в бухучете.
Главным документом в данном случае является акт, который составляется и визируется членами экспертной комиссии. Также требуется, чтобы его заверил и руководитель компании. Законодательно обязательная форма такого документа не установлена, и каждая организация имеет право разработать его бланк. Важно, чтобы в нем были отражены номер и дата документа, наименование СИЗ, количество позиций, номенклатурный номер, причина, по которой осуществляется списание, период эксплуатации, стоимость, а также другие нюансы, которые комиссия посчитает нужным указать. Кроме того, в акте могут быть зафиксированы расчеты взысканий средств за спецодежду с того сотрудника, который виноват в ее порче, краже или утере.
В бухучете списывается спецодежда со счета 10. В зависимости от того, как она учитывается (как основное средство или материалы), могут варьироваться проводки. Так, в первом случае списание осуществляется путем отчислений во время эксплуатации, которые проводятся ежемесячно. Используются проводки Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 02.
Если же СИЗ учитывается как материал предприятия, списание зависит от того, в течение какого срока они использовались. Если СИЗ считается частью МПЗ менее одного года, списываться они должны в тот момент, когда передаются работнику организации со склада. В бухучете это отражается в проводках Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10–10.
Если спецодежда считается частью МПЗ больше одного года, списывать ее требуется равными частями в ходе использования. В бухгалтерском учете это отражается через проводки Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10–11.
Если же спецодежда была испорчена, похищена или утеряна сотрудником, оформление происходит иначе. Такие операции нужно отобразить проводками
Дт 94 Кт 10. Если виновник был установлен, стоимость выданных ему СИЗ может быть вычтена из зарплаты. В таком случае в бухучете проводится начисление образовавшегося долга путем операции Дт 73 Кт 94. При начислении заработной платы она закрывается после поступления перечислений от указанного сотрудника на расчетный счет организации или в кассу. Если достоверно определить, кто виноват в сложившейся ситуации, невозможно, стоимость такой спецодежды должна быть включена в прочие расходы. Бухгалтером это оформляется операцией Дт 91–2 Кт 94.
Списание в налоговом учете
Если требуется произвести списание СИЗ, можно учесть их стоимость в налоговом учете. При этом неважно, к какой форме относится организация — УСН или ОСН. Требуется одновременное соблюдение следующих условий:
- проведение аттестации сотрудников и оценки производства, что подтвердит необходимость в использовании спецодежды;
- подтверждение того, что спецодежда выдается сотрудникам строго в пределах норм или тех условий, которые утверждены конкретной компанией (при их наличии).
При этом нормы списания СИЗ обязательно должны быть указаны в документации организации. Благодаря этому удастся избежать возможных недопониманий и споров с контролирующими органами.
